Zwei Rollen — bitte zuerst lesen
Clientela unterscheidet sich von den übrigen caligatus-Anwendungen in einem wesentlichen
Punkt: Du verarbeitest hier Daten anderer Menschen — Namen, Telefonnummern,
E-Mail-Adressen und Gesprächsnotizen deiner Ansprechpartner. Diese Personen sitzen nicht vor
der App und können hier nichts einstellen.
Daraus folgt: Für die Kundendaten ist die Stelle verantwortlich, die
Clientela einsetzt und die Daten erfasst — nicht der Anbieter der Software. Für die
Bereitstellung der Seite (Abruf, Server-Logs) ist Matthias Stiefel
verantwortlich; Kontaktdaten siehe
Impressum auf caligatus.eu.
Was das für dich als Nutzer bedeutet, steht unten unter „Deine Pflichten“.
Kein Server, keine Datenbank beim Anbieter
Clientela ist eine rein clientseitige Anwendung. Es gibt kein Backend, in
das Kundendaten fließen könnten, und keine Datenbank bei caligatus.eu. Deine Daten wandern
ausschließlich zwischen deinem Browser und deinem eigenen Google Drive. Matthias Stiefel bzw.
caligatus.eu sieht die Inhalte zu keinem Zeitpunkt — es gibt technisch keinen Weg dorthin.
Eine Auftragsverarbeitung findet damit nicht statt.
Google Drive als Speicherort
Sämtliche erfassten Daten liegen als eine Excel-Datei (Clientela-CRM.xlsx) in
deinem eigenen Google-Konto. Der Zugriff erfolgt per
Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) direkt aus deinem Browser über eine
Google-eigene Schnittstelle, beschränkt auf den Scope drive.file — die App sieht
also ausschließlich die Datei, die sie selbst angelegt hat oder die du ihr über den
Dateiwähler ausdrücklich zuweist. Nie dein übriges Drive.
Empfänger der Daten ist damit Google Ireland Limited bzw. Google LLC; eine Verarbeitung
außerhalb der EU/des EWR ist im Rahmen der Google-Infrastruktur nicht ausgeschlossen. Es gilt
zusätzlich die
Datenschutzerklärung von Google.
Über das Ein/Aus-Symbol trennst du die Verbindung jederzeit; das Zugriffstoken wird dann
gelöscht, die Datei in deinem Drive bleibt bis zu deiner eigenen Löschung bestehen.
Was auf diesem Gerät gespeichert wird
Keine Kundendaten. Diese liegen nur flüchtig im Arbeitsspeicher, solange
die Seite geöffnet ist. Dauerhaft im localStorage deines Browsers stehen lediglich:
die Datei-ID der zuletzt geöffneten Drive-Datei, deine
Einstellungen für E-Mail- und Telefonverhalten sowie der von dir selbst
eingetragene Name (für den Vermerk, wer eine Wiedervorlage eingelöst hat).
Das Google-Zugriffstoken liegt ausschließlich im sessionStorage
und wird beim Schließen des Browsers automatisch verworfen — es gibt kein langlebiges
Refresh-Token. Browserdaten leeren entfernt all das restlos.
Team-Nutzung
Gibst du die Datei in Google Drive für Kolleginnen und Kollegen frei, sehen diese
den gesamten Datenbestand — eine Rechteabstufung innerhalb der App gibt es
nicht, die Freigabe erfolgt allein über Google Drive und liegt in deiner Hand. Beim Einlösen
einer Wiedervorlage wird der selbst eingetragene Name in der Datei protokolliert und ist für
alle Berechtigten sichtbar. Das ist beabsichtigt (Nachvollziehbarkeit im Team), sollte den
Beteiligten aber bekannt sein.
E-Mail und Telefon
Beim Klick auf eine Adresse oder Nummer übergibt die App diese an das von dir in den
Einstellungen gewählte Ziel — an dein Mailprogramm bzw. Telefonsystem oder, bei einem
Web-Postfach, an dessen Anbieter in einem neuen Tab. Verfasst du eine Mail im CRM, wird der
Text zuerst in der Kundenhistorie gespeichert und dann an dieses Ziel übergeben. Ein Versand
durch Clientela selbst findet nicht statt; für das gewählte Ziel gilt dessen eigene
Datenschutzerklärung.
Server-Logs beim Hosting
Beim Abruf der App-Dateien fallen wie bei jedem Website-Aufruf technische Server-Logs
(u. a. IP-Adresse) auf der Hosting-Infrastruktur von caligatus.eu an. Sie betreffen den Abruf
der Anwendung, nicht deine Kundendaten. Details in der allgemeinen
Datenschutzerklärung von caligatus.eu.
Deine Pflichten als Nutzer
Weil du hier fremde personenbezogene Daten verarbeitest, treffen dich die Pflichten des
Verantwortlichen. Die App kann sie dir nicht abnehmen — sie sind organisatorischer Natur:
- Informationspflicht gegenüber den erfassten Ansprechpartnern
(Art. 13/14 DSGVO): Sie müssen wissen, dass und wozu ihre Daten gespeichert werden.
- Zweckbindung und Löschung: Datensätze, für die es keinen geschäftlichen
Anlass mehr gibt, gehören gelöscht — die App kennt keine automatischen Fristen.
- Newsletter-Einwilligung: Das gleichnamige Feld ist reine Dokumentation.
Die Einwilligung selbst musst du nachweisbar eingeholt haben.
- Auskunft, Berichtigung, Löschung (Art. 15–18 DSGVO) beantwortest du
selbst — die Daten liegen in deinem Drive, du kannst sie direkt bearbeiten, auch ohne diese
App.
- Geschäftliche Nutzung des Google-Kontos: Wer fremde Kundendaten in
Google Drive ablegt, braucht dafür in aller Regel eine vertragliche Grundlage mit Google
(Auftragsverarbeitung), wie sie Google Workspace vorsieht. Ein privates Google-Konto ist
dafür nicht gedacht. Das ist vor dem produktiven Einsatz zu klären.
Rechte der betroffenen Personen
Erfasste Ansprechpartner haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 15–18 DSGVO) sowie ein Beschwerderecht bei einer
Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Zuständig ist die Stelle, die Clientela einsetzt — nicht der
Anbieter der Software, der die Daten nicht erhält.